Мы половину своего активного времени (если вычесть время на сон) проводим на работе. Это время является для нас определяющим, ведь от того, как мы его используем – эффективно или не совсем – зависит очень многое, в том числе успех, благосостояние и возможность в полной мере реализовать себя в выбранной сфере. В то же время, в наш век информационной экономики на каждого человека, занятого умственным трудом, обрушивается огромный поток информации и дел, которые необходимо сделать. Поэтому решение задачи, как правильно расставить приоритеты в работе, является определяющим для многих из нас.
Что бы её решить эффективно, необходимо использовать системный подход. Рассмотрим 7 проверенных временем и доказавших свою эффективность методов:
- Матрица Эйзенхауэра
Для того, чтобы использовать этот метод для фиксации задач, заведите тетрадь формата А4. Каждый лист разделите на четыре части. В верхней левой части записывайте не срочные, но важные дела, в верхней правой части – срочные и важные дела, в нижней левой части – срочные, но не особо важные дела, в нижней правой части – не срочные и не важные дела. Сгруппировав таким образом задачи, мы сможем выстроить приоритеты в их реализации. При этом самому следует заняться решением задач, расположенных в двух верхних частях листа. Задачи, находящиеся в нижних частях листа, по возможности имеет смысл делегировать другим сотрудникам, которые Вам подчинены.
2. Матрица «усилие-результат»
Это своеобразная модификация матрицы Эйзенхауэра. В этом случае также необходимо использовать тетрадь формата А4 с разделенными на четыре части листами. При этом в верхней левой части отражаются задачи, требующие небольших усилий и дающие ощутимый результат, в верхней правой – задачи, требующие больших усилий при значительном итоговом результате, в нижней левой – задачи, требующие больших усилий при незначительном результате, в нижней правой – задачи, не требующие больших усилий, но и не дающие большого результата от их реализации. При анализе приоритетности задач, представленных в этой матрице, в обязательном порядке необходимо учитывать закон Вильфредо Парето, который гласит, что 20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий – только к 20% результата.
3. Самые важные задачи
Это, пожалуй, самый простой метод определения приоритетов. Необходимо составить полный список задач. Каждый рабочий день необходимо начинать с реализации от 1 до 3 задач из списка обязательных к выполнению на сегодня. После их реализации можно идти дальше по списку, выполняя приоритетные дела второй очереди.
4. Два списка
Данный метод практиковал выдающийся американский бизнесмен, миллиардер Уоррен Баффет. Метод основан на законе Парето. Все задачи следует разбить на два списка. В первом следует разместить те, которые при минимуме затрат времени дают максимальный результат. Во второй список вносятся все остальные задачи. Выполняйте задачи из первого списка. Задачи из второго делегируйте или выполняйте, если осталось время после выполнения задач первого списка.
5. Метод A, B, C, D, E
Он очень похож на метод 2 и является его разновидностью. В данном случае все задачи заносятся в общий список по мере их поступления. При этом напротив каждой задачи выставляется приоритет (5 видов), от А (срочная и важная задача) до D (не срочная и не важная). При этом также формируется дополнительная категория E, в которую вносятся задачи, которые в перспективе можно автоматизировать. При этом основное внимание следует уделять решению задач категорий A, B, C. Задачи категории D имеет смысл делегировать другим, подчинённым Вам сотрудникам.
6. Метод Айви Ли
Данный метод предусматривает следующую последовательность действий при решении поставленных задач:
А. Перед завершением рабочего дня необходимо выбрать шесть наиболее важных задач на завтрашний день.
Б. Упорядочить эти задачи в соответствии с приоритетом, присвоив им номера от 1 до 6.
В. На следующий день работу необходимо начинать с задачи номер 1, и выполнять её до полного завершения. Затем приступать к задаче номер 2, и так далее. Работайте, пока все шесть задач, запланированных на текущий день, не будут завершены.
Г. Планируйте по шесть задач на каждый день.
7. Скрам-приоритизация
Данный метод предусматривает определение приоритетов по двум показателям: важности и последовательности действий. Скрам-приоритизация обычно применяется в тех процессах, в которых необходимо учитывать последовательность выполняемых работ. Например: Вы делаете ремонт, и приоритетом для Вас является замена обоев. Но обои не имеет смысла клеить, не покрасив потолок. В этом случае вначале планируется покраска потолка, и только затем – поклейка обоев.
Кроме того, при расстановке приоритетов в работе следует придерживаться нескольких простых правил:
- Избегайте в работе излишней многозадачности. Следует учитывать, что наш мозг может работать с 5 плюс-минус 2 задачами. Необходимо постоянно помнить, что рациональное планирование своего дня -залог успеха.
- Если у Вас в подчинении есть персонал, делегируйте ему те задачи, которые ему будут по силам.
- Старайтесь делать то, что получается у Вас лучше всего.
- Научитесь говорить «нет», если коллега по работе просит Вас помочь в срочном деле, отвлекающем Вас от собственной работы, и помогите тогда, когда сможете.
- Не начинайте работу с мелочей. Важно сделать правильный выбор приоритетной задачи.
- Самые важные дела выполняйте в начале рабочего дня. В первые 90 минут рабочего дня Вы имеете наивысшую продуктивность.
- Запланируйте перерывы в работе. Они помогут Вам восстановить силы. Как минимум, Вам необходим один перерыв продолжительностью 10-15 минут до обеда, и один – после обеда. Другими словами, через каждые 2 часа работы необходим перерыв. Возьмите себе за правило, что отвлекаться- полезно.
Успехов Вам в работе и самореализации.
