В повседневной суете многие из нас не раз ловили себя на мысли, что времени катастрофически не хватает. На работе проблема за проблемой, да и дома дел невпроворот. В такой ситуации хорошим выходом является планирование. Планирование, краткосрочное на день и долгосрочное на перспективу, однозначно поможет сэкономить драгоценное время для себя любимого, жить с удовольствием и получать больше свободы.
Итак, как планировать свой день, чтобы всё успевать?
Ниже приведены 13 проверенных временем советов, которые помогут Вам в этом:
1. Составьте собственно план.
Не доверяйте своей памяти, потому что в суматохе дня существует вероятность что-то забыть или не сделать.
Введите для себя долгосрочное и краткосрочное планирование.
Краткосрочное – это план на текущий день. Долгосрочное – это перспективные задачи на неделю и более. Краткосрочный план имеет смысл вести на бумаге, а долгосрочный – в электронном виде.
2. Планируйте свой следующий день вечером.
После того как все дела выполнены, перед сном, уделите 10-15 минут планированию завтрашнего дня. Такой подход позволит Вам с утра задать нужный ритм в работе и не тратить время зря.
3. Определите приоритеты.
Все задачи разделите на группы по приоритетности. Первая – очень важные задачи, те, к которым нужно приступить немедленно. Вторая – важные, выполнить которые желательно в планируемый период, и текущие, выполнять которые следует по остаточному принципу.
Также задачи следует ранжировать по времени на их решение: большие, средние, мелкие.
При определении приоритетности задач не забывайте о принципе Паретто, который гласит, что правильное приложение 20% усилий дает 80% результата.
4. Проанализируйте свой рабочий день на предмет его унификации.
В данном случае Вам необходимо проявить творческий подход. За основу возьмите парадигму, что время – самый ценный, невосполняемый ресурс, которой необходимо расходовать рационально, и которого «много не бывает». Тут всё индивидуально: возможно, Вам стоит делегировать некоторые свои функции своему персоналу, а возможно, следует уменьшить количество и частоту проводимых совещаний. Вообще не проводите совещания с участием нескольких сотрудников просто так, а только в том случае, когда необходимо выработать совместный подход и распределить роли для решения нестандартной задачи.
5. Начинайте день с самых трудных и больших задач.
Учитывайте, что наивысшая эффективность и производительность – в начале рабочего дня.
6. Ваш план дня на самом деле должен быть его распорядком.
Выстраивайте планируемые задачи не только в последовательности их выполнения, но и каждой задаче отведите примерное время на её реализацию. Такой подход будет дисциплинировать. Неважно, что в действительности Вы потратите немного больше времени, чем запланировали, но Вы ведь приложили все силы, чтобы успеть к назначенному часу. Со временем у Вас выработается привычка составлять реальный план. Это важно, ведь постоянное невыполнение собственных планов в глубине души любого человека вызывает определённый дискомфорт. И наоборот, когда делаешь больше, чем запланировал, хочется сказать самому себе: «Я молодец!».
7. Не перегружайте мозг.
Не стремитесь объять необъятное. Следовательно, не стоит «держать в голове» абсолютно все дела, которые Вам необходимо сделать. Приучите себя хранить в оперативной памяти только стратегические цели, к которым стремитесь (это, образно говоря, морковка, привязанная впереди ослика, везущего груз): они мотивируют Вас выполнить несколько ближайших задач из дневного плана. Все остальные задачи доверьте бумаге (планнингу) или электронному устройству (телефону, ноутбуку), которые у Вас всегда под рукой.
8. Разбейте сложную задачу на этапы.
Образно говоря, как гласит народная мудрость, «нужно есть слона по кусочку». Следовательно, сложную задачу необходимо разбить на небольшие части, своеобразные «контрольные фишки», время на реализацию которых – от 1 до 5 дней, и строго следовать плану. Если по объективным причинам что-то не получается сделать в срок – откорректируйте план.
9. Поощрите себя.
Как дрессированные животные в цирке работают за сахар, так и человеческая натура любит подарки. И если за хорошо сделанную работу Вас забыл поощрить начальник, сделайте это сами. Притом подарки самому себе могут быть самыми разнообразными: от любимого торта до поездки на отдых. В данном случае важен сам факт. Со временем такой подход на подсознательном уровне станет для Вас дополнительным мотиватором для выполнения работы хорошо и быстро, а это рано или поздно будет оценено.
10. Минимум усилий – максимум результата.
Любую работу можно выполнить по-разному, и где это возможно, применяйте творческий подход. Для этого нужен опыт, знания и развитое мышление. С опытом все понятно, тут один совет: старайтесь всё время работать в одной сфере. Знания содержатся в книгах, поэтому выделяйте хотя бы полчаса в день на чтение. Развить способность нестандартно мыслить можно с помощью специализированных онлайн-упражнений для развития мышления у взрослых .
11. Ведите дневник.
Возьмите себе за правило ежедневно вести дневник, в котором описывайте своё видение прошедшего дня: что получилось, что – не очень, свои эмоции, мысли. Очень полезно сформировать для себя перечень вопросов, на которые Вы будете регулярно отвечать, например: «Как день прошел? Где я проявил себя молодцом? Что я понял?». Если Вы не хотите вести дневник каждый день, выработайте для себя оптимальный график его ведения. В выходной день найдите время, чтобы полистать собственный дневник.
12. Чередуйте выполняемые задачи.
Планируя свой рабочий день по часам, по возможности не ставьте подряд две однотипные задачи. Тут есть большая вероятность, что вторую Вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные и требующие физической нагрузки. Проще говоря, после трудного совещания уделите три минуты на гантели: отдых – это смена видов деятельности и обстановки.
13. Планируйте перерывы в работе.
После каждых двух часов работы прервитесь на 10-15 минут. В это время займитесь тем, чем хотите. Вашему мозгу и мышцам тоже нужен отдых. Делая перерывы на отдых, Вы в итоге сделаете больше. Это доказал ещё Фредерик Уинслоу Тейлор, основоположник научной организации труда.
Желаем Вам успехов в реализации собственных возможностей!!!
